電話問詢是貿(mào)易中一種很常見的方式。在外貿(mào)行業(yè)也是如此，skype、ab客國際電話、全球電話等，通過電話溝通可以和客戶很快解決生產(chǎn)或交易中遇到的各種問題，但對于很多新人來說很怕接國外電話，原因無非是英語不好，聽不懂，不知道說什么?那么外貿(mào)新人又該如何做呢。
第一步：
看到有客戶打來電話時，第一時間準備好紙筆，方便記錄。(這個是避免手忙腳亂)尤其是心里沒底的同學。
第二步：
接聽后，禮貌的問候“hello”，然后通常他會首先說他要找誰，你聽到你的名字就說“this is *** speaking”(禮節(jié)性問候，表示出親切友好，并確認他沒找錯人)
第三步：
接下來他會連續(xù)性的講他要講的話，這個時候很可能你沒有思想準備或者尚未進入狀態(tài)。那么你最好將他引導按照你的提問方式來回答，而不是敘述。
你可以等 他講完一句時馬上插進去說：“excuse me，who is that speaking?”他會回答你名字，你記下來，然后問他“where are you from，please?”知道他是哪國人。然后問他“what is the matter with you?”然后他會說關于哪方面的，通常打電話過來的都是最近和你電郵聯(lián)系過的，極少是新客人。
如果名字和國家你能想起或者馬上在郵箱查找出是和你聯(lián)系過的，你就能馬上知道他會講哪方面問題啦，如果想不起來，那就聽他講一下是關于哪個問題的，如果你聽到了，但是不太明白講的什么，你重復他的話給他聽，那他 會對你說的表示出“yes”或“no”然后你再繼續(xù)提問。(為找到這個人聯(lián)系的相關郵件來了解他可能要講的內(nèi)容，以及引導他按照你的思路談下去)
第四步：
在你判斷出你是否能夠了解他說的，如果可以繼續(xù)，如果不可以你就說我了解您講的，但是請你再發(fā)一封郵件確認一下“i understand what you said，but could you send an email to me to confirm，please?”然后問他是否知道郵箱地址，不知道你就告訴他，請他發(fā)過來。
第五步：
如果通過國名人名沒找到相關郵件，問一句他是否先前有發(fā)過郵件給你“have you sent the email to me before?”然后注意聽“yes”還是“no”(這個是方便查找，即使當時沒找到，現(xiàn)在找到他的郵件也不遲，回復時不要忘記加上一句“thanks for your calling”)
最后要說上一句glad to speak with you，good bye。(最后是禮節(jié)性的了)
外貿(mào)新人接國外客戶電話時，要注意的問題：
1、你不要自己心里有包袱，認為自己英語不好，從而沒辦法認真聽對方講的。(反正英語是不好，你就當是聽不懂，能聽一個是一個，就算全聽不懂沒人知道這通電話對吧)
2、你的語速很重要，你最好一個詞一個詞吐出來，一是方便對方聽二是他會有意識的將語速放慢。
3、以上的用詞都很簡單， 但是自己大腦要有一定的條理。
外貿(mào)新人學習接國外客戶電話平時要做的：
1、郵件最好用outlook能夠按國家或按人名分類，這個時候就大有用場了。
2、幾個簡單的英語單詞還是要會的，平時多讀一下這幾個常用 單詞，爭取發(fā)音準確。
3、多聯(lián)系口語，買個耳麥，找?guī)讉€愿意聊天的老外在線聊。一是了解人家能不能聽懂你講的二是熟能生巧，聽多了保證你 會想聽到老外的電話。
4、抓住每個進來的電話練習，找出一個適合自己聽電話的方式。
以下是應對這類電話的常用語句：
hello, this is michelle speaking.
who is that speaking? where are you from?what’s the matter with you? can i help you?
who are you looking for? oh, he/she is out, i’m his/her colleage. can you call in later? or you can leave a tellphone number. i will tell/inform him/her to call you promptly as soon as/when he/she is back.
excuse me, i don’t understand what you have said. i didn’t hear clearly.
would you speak again please? have you sent me an email before? could you send the email to me please?
hank you for calling. glad to speak to you. hope i have helped you. you are welcome. byebye.