一、打制訂艙單。
1. 訂艙單用下貨紙根據(jù)貨主提供的委托單制作。需要填制的項(xiàng)目有：shipper、consignee、notify 、por、marksnos、quantity、description of goods、gross weight in kilos、measurement、total。
2. 打制完上述內(nèi)容后，注明運(yùn)輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。
二、收到貨主正式單據(jù)后進(jìn)行審單。
1. 單證必須齊全。
貨主必須提供的單據(jù)有：合同副本（售貨確認(rèn)書(shū)、形式發(fā)票）、正本裝箱單至少一份、正本發(fā)票至少一份、正本出口收匯核銷(xiāo)單，出口貨物如需海關(guān)監(jiān)管條件還必須提供相應(yīng)證件。
2. 如果貨主提供的單據(jù)已繕制好，可以從以下方面審核：
a、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的尺碼、重量是否一致。
b、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的金額以及幣種是否一致（合同金額不小于發(fā)票金額）。
c、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的發(fā)票號(hào)是否一致。
d、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的合同號(hào)是否一致。
e、正本單據(jù)不許有任何涂改。
f、合同不能是手寫(xiě)，否則用打字機(jī)重新繕制。
3. 如果貨主提供的單據(jù)空白，可按下列項(xiàng)目繕制：
a、裝箱單主要填制的內(nèi)容為麥頭、發(fā)票號(hào)碼、合同號(hào)、裝貨港、卸貨港、品名、規(guī)格、數(shù)量、毛重、凈重。